Kaucja i nakłady w lokalu użytkowym: jak rozliczyć zwrot kaucji i obowiązki stron po zalaniu?

Szybka odpowiedź

Potrącenie z kaucji w lokalu użytkowym jest skuteczne tylko wtedy, gdy wynajmujący udowodni wysokość i istnienie szkody, a żądanie jej uzupełnienia musi mieć podstawę w umowie. W przeciwnym razie najemca może dochodzić zwrotu całej kwoty kaucji oraz odszkodowania za poniesione straty.

• Wynajmujący musi udowodnić szkody przed potrąceniem z kaucji.
• Żądanie uzupełnienia kaucji wymaga podstawy w umowie najmu.
• Za awarie instalacji pionowych odpowiada zazwyczaj wynajmujący.
• Roszczenia o zwrot kaucji i odszkodowanie przedawniają się po 3 latach.

Jak wyglądała sprawa?

Sprawa dotyczy sporu między najemcą a wynajmującym lokalu użytkowego, wynikającego z zalania lokalu i jednostronnego potrącenia kaucji.

Spółka „C. N. sp. z o.o.” (najemca) wynajęła od J. K. (wynajmującego) lokal użytkowy o powierzchni 85,4 m² w Warszawie, przeznaczony na kawiarnię. Umowa zawarta w lipcu 2023 r. przewidywała miesięczny czynsz 12 000 zł netto i kaucję zabezpieczającą w wysokości 36 000 zł, równą trzymiesięcznemu czynszowi.

Najemca, za zgodą wynajmującego, wykonał adaptacje kuchni o wartości 28 500 zł brutto. W marcu 2025 r. lokal został zalany z powodu awarii instalacji kanalizacyjnej w budynku, co spowodowało straty w wyposażeniu najemcy na kwotę około 38 903 zł netto. Wynajmujący wezwał najemcę do usunięcia wad instalacji i uzupełnienia kaucji do 48 000 zł, obarczając go winą za zalanie.

W maju 2025 r. wynajmujący jednostronnie potrącił całą kaucję (36 000 zł) na pokrycie kosztów napraw, przedstawiając jedynie jednostronne zestawienie kosztów, bez faktur. Następnie wypowiedział umowę najmu z 12-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Najemca kwestionuje swoje obowiązki i zamierza dochodzić zwrotu potrąconej kaucji oraz odszkodowania.

Czy potrącenie kaucji było legalne i skuteczne?

Potrącenie kaucji jest skuteczne tylko wtedy, gdy wynajmujący udowodni istnienie i wysokość wierzytelności, którą zamierza potrącić.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 498 § 1 i art. 6

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, potrącenie wierzytelności jest możliwe, gdy dwie osoby są jednocześnie swoimi dłużnikami i wierzycielami, a ich wierzytelności są wymagalne. W umowie najmu zastrzeżono prawo wynajmującego do potrącenia z kaucji kwot wynikających z niezapłaconego czynszu, kosztów napraw i szkód wyrządzonych przez najemcę.

W tej sprawie wynajmujący jednostronnie potrącił całą kaucję w kwocie 36 000 zł, powołując się na koszty napraw i remontu lokalu, lecz nie przedstawił na to wiarygodnych dowodów, takich jak faktury czy szczegółowy kosztorys. Samo twierdzenie o szkodzie i jej wysokości, bez odpowiednich dokumentów księgowych, jest niewystarczające, aby uznać potrącenie za skuteczne. Ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Wnioskiem z analizy CaseBox AI jest, że jednostronne potrącenie dokonane przez wynajmującego jest nieskuteczne, ponieważ nie wykazał on w należyty sposób istnienia ani wysokości wierzytelności, którą miałby prawo potrącić z kaucji. To daje najemcy silne podstawy do dochodzenia zwrotu całej potrąconej kaucji.

Kto odpowiada za zalanie lokalu użytkowego?

Za awarię instalacji pionowych w budynku, takich jak kanalizacja, odpowiedzialność ponosi zazwyczaj wynajmujący jako właściciel lub zarządca nieruchomości.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 662 § 1 i art. 471

Umowa najmu określała, że wynajmujący odpowiada za wady konstrukcyjne budynku oraz za instalacje centralnego ogrzewania i budynku. Chociaż szczegółowe brzmienie §10 umowy nie jest dostępne, ogólne zasady najmu wskazują, że wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu.

Instalacje pionowe (kanalizacyjne, wentylacyjne) są zazwyczaj częścią wspólną budynku. Ich awaria, o ile nie wynika z rażącego zaniedbania najemcy, obciąża właściciela nieruchomości. Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

CaseBox AI uznał, że odpowiedzialność za zalanie najprawdopodobniej obciąża wynajmującego, chyba że zostanie jednoznacznie udowodnione rażące niedbalstwo lub niewłaściwa eksploatacja ze strony najemcy. W przypadku awarii instalacji kanalizacyjnej w budynku, argumentacja wynajmującego o „nienależytej eksploatacji części wspólnych” przez najemcę jest mało prawdopodobna.

Czy wynajmujący może żądać uzupełnienia kaucji?

Żądanie uzupełnienia kaucji do wyższej kwoty jest skuteczne tylko wtedy, gdy takie postanowienie wynika wprost z umowy najmu.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 65 § 2 i art. 353¹

W umowie najmu ustalono wysokość kaucji na 36 000 zł. Nie ma w niej żadnych postanowień, które uprawniałyby wynajmującego do jednostronnej zmiany wysokości kaucji lub żądania jej uzupełnienia ponad pierwotnie ustaloną kwotę. Zgodnie z zasadą swobody umów, strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, ale musi to być zgodne z prawem i naturą stosunku prawnego.

Wykładnia oświadczeń woli (art. 65 Kodeksu cywilnego) wskazuje, że w umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Jeśli umowa nie przewiduje możliwości jednostronnej zmiany wysokości kaucji, takie żądanie jest nieuzasadnione i niezgodne z wolą stron.

Wobec braku podstawy umownej, najemca nie ma obowiązku dobrowolnego uzupełnienia kaucji do kwoty 48 000 zł. Brak realizacji takiego bezpodstawnego żądania nie powinien prowadzić do negatywnych konsekwencji prawnych, w tym nie stanowi podstawy do skutecznego wypowiedzenia umowy najmu.

Jakie roszczenia przysługują najemcy i jak je obliczyć?

Najemca może żądać zwrotu nieskutecznie potrąconej kaucji, odszkodowania za zniszczony sprzęt i koszty remontu, a także utraconych korzyści z powodu zalania.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 471, art. 361 § 2 i art. 455

W związku z nieskutecznym potrąceniem kaucji przez wynajmującego, najemcy przysługuje roszczenie o jej zwrot w wysokości 36 000 zł. Roszczenie staje się wymagalne po bezskutecznym wezwaniu wynajmującego do zwrotu, a odsetki ustawowe za opóźnienie będą naliczane od dnia wymagalności.

Ponadto, najemca może dochodzić odszkodowania za straty materialne. Obejmuje to zniszczone wyposażenie (np. sprzęt AGD) na kwotę określoną w fakturze VAT nr FV/████/███ (██ ███ zł brutto) oraz koszty robót remontowych w lokalu, również potwierdzone fakturami (██ ███ zł brutto). Łączna kwota szkody rzeczywistej wynosi około 31 200 zł brutto.

Najemca ma również prawo dochodzić strat z tytułu utraconych przychodów (zysków), czyli korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby szkody mu nie wyrządzono. Aby to udowodnić, niezbędna jest szczegółowa dokumentacja księgowa, która wykaże związek przyczynowy między zalaniem a spadkiem dochodów oraz precyzyjnie oszacuje ich wysokość. Dodatkowo, do każdej z tych kwot należy doliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie, naliczane od dnia wymagalności roszczenia.

Kiedy roszczenia o kaucję i odszkodowanie się przedawniają?

Roszczenia najemcy o zwrot kaucji oraz o odszkodowanie z umowy najmu między przedsiębiorcami przedawniają się zazwyczaj z upływem 3 lat.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 118, art. 120 § 1 i art. 677

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym roszczenia o zwrot kaucji i odszkodowanie w przypadku najmu lokalu użytkowego między przedsiębiorcami, przedawniają się z upływem trzech lat. Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Dla roszczenia o zwrot kaucji, termin przedawnienia rozpocznie bieg po upływie 30 dni od dnia faktycznego opróżnienia i przekazania lokalu wynajmującemu. Jeśli chodzi o odszkodowanie za straty wynikające z zalania (które nastąpiło 15 marca 2025 r.), termin przedawnienia rozpoczyna się od tej daty. Wezwania przedsądowe nie przerywają biegu przedawnienia, dlatego ważne jest szybkie działanie w celu dochodzenia roszczeń.

Warto pamiętać, że roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na rzecz albo o zwrot nadpłaconego czynszu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy. Jednak w przypadku roszczeń odszkodowawczych za szkody z zalania, stosuje się ogólne zasady przedawnienia, o ile nie są one bezpośrednio związane z rozliczeniem nakładów po zwrocie rzeczy.

Jakie dowody są kluczowe w sprawie?

Kluczowe dowody to protokoły awarii, ekspertyzy techniczne instalacji, dokumentacja fotograficzna szkód oraz faktury potwierdzające poniesione koszty i utracone zyski.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 6 i art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego

Najemca, jako strona wywodząca skutki prawne z faktów (np. winy wynajmującego za zalanie), ma ciężar udowodnienia swoich twierdzeń. Powinien zgromadzić protokoły awarii instalacji sporządzone przez zarządcę budynku lub służby techniczne, a także uzyskać niezależną opinię techniczną (ekspertyzę) od biegłego sanitarnego/hydraulika, która potwierdzi przyczynę awarii instalacji pionowej.

Niezbędna jest również szczegółowa dokumentacja fotograficzna i wideo miejsca zalania oraz powstałych szkód, a także faktury za zakup nowego sprzętu i wykonane roboty remontowe. W przypadku dochodzenia utraconych korzyści, konieczne będą precyzyjne dane księgowe spółki z okresu przed i po zalaniu.

Co do nakładów adaptacyjnych, brak podpisu wynajmującego pod protokołem odbioru prac nie przekreśla roszczeń o ich zwrot, jeśli można wykazać inną formę akceptacji (np. zgoda mailowa na prace, brak sprzeciwu przez długi czas). Wynajmujący natomiast, jeśli chce obciążyć najemcę kosztami napraw, musi również udowodnić winę najemcy i wysokość poniesionych szkód.

Kolejne kroki i ryzyka prawne.

Najemca powinien wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty i zwrotu kaucji, a w razie braku ugody – wnieść pozew do sądu, gromadząc wcześniej wszystkie dowody.

CaseBox AI rekomenduje rozpoczęcie od wysłania przedsądowego wezwania do zapłaty i zwrotu kaucji. Pismo powinno precyzyjnie wyliczyć roszczenia najemcy (zwrot kaucji, odszkodowanie za sprzęt i remont, a także, jeśli to możliwe, utracone korzyści) oraz zakwestionować zasadność żądania uzupełnienia kaucji i wypowiedzenia umowy. Należy wezwać wynajmującego do przedstawienia dowodów na jego twierdzenia.

Równolegle z działaniami przedsądowymi, niezbędne jest bezzwłoczne gromadzenie wszystkich dowodów – zwłaszcza ekspertyzy technicznej instalacji kanalizacyjnej i szczegółowych danych księgowych do obliczenia utraconych korzyści. Jeśli postępowanie przedsądowe nie przyniesie rezultatu, konieczne będzie skierowanie sprawy na drogę sądową poprzez wniesienie pozwu o zapłatę, z wnioskiem o przeprowadzenie dowodów.

Ryzyka prawne obejmują konieczność udowodnienia winy wynajmującego za awarię, precyzyjne wyliczenie i udowodnienie utraconych korzyści, a także ewentualne zarzuty wynajmującego dotyczące braku formalnego odbioru nakładów czy innych naruszeń umowy przez najemcę. Postępowanie sądowe zawsze wiąże się z ryzykiem niekorzystnego rozstrzygnięcia, kosztami i długim czasem trwania.

Najczęstsze pytania

Dokumenty sprawy do pobrania

• Sprawa 045 — stan faktyczny i dokumenty (DOCX) — DOCX · 17 KB
• Sprawa 045 — rozwiązanie CaseBox (DOCX) — DOCX · 26 KB

Masz podobną sprawę? Przeanalizuj ją w CaseBox AI

Wykup pakiet Konsultacja Prawna, dodaj swoje dokumenty i przeprowadź analizę samodzielnie — z odwołaniami do przepisów i orzeczeń.

Przeanalizuj własną sprawę

Obsługujesz takie sprawy? Pozyskaj zapytania przez Giełdę CaseBox

Na Giełdę trafiają zanonimizowane opisy spraw użytkowników CaseBox.

Zobacz Giełdę CaseBox · Plany Prawnik i Kancelaria

Podstawy prawne

• Kodeks cywilny — art. 498 § 1
• Kodeks cywilny — art. 662 § 1
• Kodeks cywilny — art. 677

Stan prawny i aktualizacja materiału: 2026-10-05.