Umowa najmu lokalu użytkowego: które zapisy powinien sprawdzić najemca przed podpisaniem?

Szybka odpowiedź

Przed podpisaniem umowy najmu lokalu użytkowego najemca powinien dokładnie sprawdzić zapisy dotyczące stanu technicznego lokalu, zakresu obowiązków naprawczych, możliwości odstąpienia od umowy w przypadku wad oraz zasad waloryzacji czynszu i naliczania dodatkowych opłat.

• Dokładnie weryfikuj stan lokalu i protokół techniczny, szczególnie pod kątem wad, które mogą utrudniać użytkowanie.
• Sprawdź, jakie obowiązki naprawcze spoczywają na wynajmującym, a jakie na najemcy, oraz co z naprawami pilnymi.
• Upewnij się, że umowa jasno określa warunki wstrzymania lub obniżenia czynszu w przypadku wad lokalu.
• Zwróć uwagę na klauzule dotyczące adaptacji, ulepszeń i kar umownych – ich niejasność może prowadzić do sporów.

Jak wyglądała sprawa?

Pani M. A. N., prowadząca kawiarnię „C. S.”, wynajęła lokal użytkowy, w którym szybko ujawniły się poważne wady techniczne, co doprowadziło do sporu z wynajmującym T. P. K. o płatności i warunki umowy.

W styczniu 2024 r. Pani M. A. N. podpisała umowę najmu lokalu użytkowego z Panem T. P. K. na trzy lata, z czynszem 6 000 zł netto miesięcznie i kaucją w wysokości 18 000 zł. Do umowy dołączono protokół, który wskazywał na drobne przecieki i wilgoć. Kiedy Pani M. A. N. rozpoczęła adaptację lokalu, szybko ujawniły się znacznie poważniejsze usterki, takie jak silne przecieki w klimatyzacji, awarie wentylacji i rozszerzająca się wilgoć, które uniemożliwiały prowadzenie kawiarni.

W kwietniu 2024 r. Pani M. A. N. wezwała wynajmującego do usunięcia wad, ale ten zaproponował jedynie „drobne naprawy”. W odpowiedzi na brak skutecznych działań, Pani M. A. N. w maju 2024 r. zawiesiła płatność czynszu za ten miesiąc (6 000 zł netto) i potrąciła z należności wynajmującego 2 450 zł netto za wykonane doraźne naprawy. W reakcji, Pan T. P. K. wezwał do zapłaty zaległego czynszu, dodał opłatę administracyjną 800 zł netto (bez załączonego cennika) i natychmiastowo wypowiedział umowę.

Co więcej, wynajmujący zatrzymał całą kaucję (18 000 zł) i zażądał dodatkowo 36 000 zł kary umownej tytułem rzekomej utraty korzyści, a także 24 500 zł brutto za „zniszczenia”, które miały wynikać z jednostronnie sporządzonego protokołu zdawczo-odbiorczego. Pani M. A. N. zakwestionowała wszystkie te żądania, twierdząc, że wstrzymanie czynszu było uzasadnione wadami lokalu, a żądane kwoty są bezzasadne i zawyżone.

Umowa najmu lokalu użytkowego – które zapisy są kluczowe?

Kluczowe zapisy w umowie najmu lokalu użytkowego to te dotyczące stanu technicznego, obowiązków naprawczych, waloryzacji czynszu, opłat dodatkowych, adaptacji oraz warunków wypowiedzenia.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 659, art. 662

Przed podpisaniem umowy najmu lokalu użytkowego, każdy najemca, taki jak Pani M. A. N., powinien poświęcić szczególną uwagę kilku kluczowym obszarom. Po pierwsze, stan techniczny lokalu i załączony do umowy protokół zdawczo-odbiorczy powinny być jak najdokładniejsze, opisując wszelkie wady, nawet te drobne. Zgodnie z art. 662 § 1 Kodeksu cywilnego wynajmujący ma obowiązek wydać lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie.

Po drugie, niezwykle ważne są klauzule dotyczące obowiązków naprawczych oraz odpowiedzialności za wady. Umowa powinna jasno określać, które naprawy obciążają wynajmującego, a które najemcę. Warto też precyzyjnie uregulować procedurę zgłaszania wad i termin ich usunięcia przez wynajmującego. W interesie najemcy jest również zastrzeżenie sobie prawa do wstrzymania czynszu lub jego obniżenia, jeśli lokal z powodu wad nie nadaje się do użytku (art. 664 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego).

Warto zwrócić uwagę także na warunki waloryzacji czynszu – czy są one jasno określone, czy wynajmujący ma prawo do jednostronnego podwyższania opłat oraz czy wszelkie opłaty dodatkowe, takie jak administracyjne czy eksploatacyjne, mają precyzyjnie określone stawki lub cennik. Nieprecyzyjne zapisy, jak w przypadku opłaty administracyjnej żądanej od Pani M. A. N., mogą być później źródłem sporów. Kluczowe są również zapisy dotyczące ewentualnych adaptacji i ulepszeń lokalu – czy najemca ma prawo do rekompensaty za poniesione nakłady (art. 676 Kodeksu cywilnego) oraz warunki wypowiedzenia umowy i kary umowne z tym związane.

Czy najemca może wstrzymać czynsz i potrącić koszty napraw?

Tak, najemca może wstrzymać czynsz lub żądać jego obniżenia, jeśli lokal ma wady ograniczające jego użyteczność, a wynajmujący nie wywiązuje się z obowiązków naprawczych; może też dokonać napraw na koszt wynajmującego.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 663, art. 664 § 1 i 2, art. 498 § 1

W przypadku Pani M. A. N., wstrzymanie płatności czynszu za maj 2024 r. było w pełni uzasadnione. Art. 664 § 1 Kodeksu cywilnego mówi, że jeśli lokal ma wady, które ograniczają jego przydatność do umówionego użytku, najemca może żądać odpowiedniego obniżenia czynszu. Jeżeli wady uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie, najemca może nawet wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia (art. 664 § 2 Kodeksu cywilnego).

Poważne przecieki, awarie wentylacji i wilgoć w lokalu Pani M. A. N. bezpośrednio wpływały na możliwość prowadzenia kawiarni, zagrażając warunkom sanitarnym. Wynajmujący, mimo wezwania, nie usunął tych wad. W takiej sytuacji, na podstawie art. 663 Kodeksu cywilnego, najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania napraw, a po jego bezskutecznym upływie, dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego.

Potrącenie kosztów doraźnych napraw w wysokości 2 450 zł netto przez Panią M. A. N. również było prawnie dopuszczalne. Zgodnie z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego, jeśli dwie osoby są jednocześnie dłużnikami i wierzycielami względem siebie, każda może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, o ile obie są wymagalne. Roszczenie Pani M. A. N. o zwrot kosztów napraw stało się wymagalne po bezskutecznym upływie terminu na usunięcie wad przez wynajmującego.

Kiedy wynajmujący może wypowiedzieć umowę i naliczyć kary umowne?

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu bez zachowania terminów, gdy najemca używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub jego przeznaczeniem; naliczenie kar umownych jest możliwe tylko, gdy to najemca ponosi winę za rozwiązanie umowy.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 667 § 2, art. 483 § 1, art. 484 § 1 i 2

W sprawie Pani M. A. N., wynajmujący T. P. K. wypowiedział umowę ze skutkiem natychmiastowym, powołując się na brak płatności czynszu, rzekomy podnajem bez zgody oraz nieautoryzowane przeróbki. Jednakże, jeśli wstrzymanie czynszu przez najemcę było uzasadnione poważnymi wadami lokalu, które uniemożliwiały jego użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem (co miało miejsce w tym przypadku), to zarzut braku płatności czynszu jako podstawa wypowiedzenia jest bezskuteczny.

Zgodnie z art. 667 § 2 Kodeksu cywilnego, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeśli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem i mimo upomnienia nie przestaje tak używać, albo gdy rzecz zaniedbuje. W tej sprawie, to wynajmujący nie wywiązał się ze swoich podstawowych obowiązków. Zarzuty dotyczące podnajmu lub nieautoryzowanych przeróbek muszą zostać udowodnione przez wynajmującego.

Żądanie kary umownej w wysokości 36 000 zł jest bezzasadne, ponieważ kara umowna (art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego) jest zastrzeżona na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Skoro to wynajmujący nienależycie wykonał swoje obowiązki, nie ma podstaw do naliczania kary umownej od najemcy. Ponadto, art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje możliwość żądania zmniejszenia kary umownej, jeśli jest rażąco wygórowana lub zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane.

Jakie opłaty dodatkowe wynajmujący może żądać?

Wynajmujący może żądać jedynie tych opłat dodatkowych, które są jasno i precyzyjnie określone w umowie najmu, np. w formie załączonego cennika.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 353¹

W umowie najmu lokalu użytkowego Pani M. A. N. znalazł się zapis, że ponosi ona „opłatę administracyjną w wysokości zgodnej z cennikiem Wynajmującego”, ale cennik ten nie został do umowy załączony. Wynajmujący żądał 800 zł netto z tego tytułu. Takie postanowienie jest problematyczne z punktu widzenia prawa.

Zgodnie z zasadą swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego), strony mogą dowolnie kształtować treść stosunku prawnego, jednak nie może to sprzeciwiać się ustawie, naturze stosunku ani zasadom współżycia społecznego. Brak precyzyjnego określenia tak istotnego elementu świadczenia, jakim jest wysokość opłaty administracyjnej, godzi w zasadę pewności obrotu i przejrzystości rozliczeń. Wynajmujący nie może jednostronnie narzucić wysokości opłaty po fakcie.

W związku z tym, żądanie opłaty administracyjnej przez Pana T. P. K. jest nieuzasadnione i bezskuteczne, a co za tym idzie – również naliczanie odsetek od tej kwoty. Orzecznictwo sądowe wielokrotnie wskazywało, że strona żądająca zapłaty musi wykazać zasadność i wysokość takich opłat. Brak dokumentowego potwierdzenia ceny czyni żądanie niewykonalnym.

Jakie dowody są niezbędne w sporze z wynajmującym?

W sporze z wynajmującym kluczowe są wszelkie dokumenty dotyczące stanu lokalu, korespondencja między stronami, faktury za naprawy, a także opinie biegłych sądowych.

W sytuacji Pani M. A. N., kluczowe dla obrony jej stanowiska są następujące dowody: protokół stanu technicznego z dnia podpisania umowy, który potwierdza początkowe wady lokalu. Niezbędne są również fotografie i nagrania dokumentujące postępujące wady (przecieki, wilgoć, awarie wentylacji) oraz ich wpływ na możliwość prowadzenia działalności gastronomicznej.

Cała korespondencja e-mailowa między Panią M. A. N. a Panem T. P. K., dotycząca zgłoszeń usterek, wezwań do napraw, odpowiedzi wynajmującego, informacji o wstrzymaniu czynszu i potrąceniach, jest kluczowa dla ustalenia chronologii zdarzeń i działań obu stron. Faktury i dowody zapłaty za doraźne naprawy (2 450 zł netto) są niezbędne do udowodnienia poniesionych kosztów.

W procesie sądowym kluczowe będzie powołanie biegłego sądowego z zakresu budownictwa i instalacji (HVAC, wentylacja), który oceni rodzaj i przyczyny wad, zakres wymaganych napraw oraz ich koszty, a także zweryfikuje kosztorys przedstawiony przez wynajmującego. Możliwe jest również powołanie rzeczoznawcy majątkowego do oszacowania utraconych korzyści i wartości wykonanych adaptacji. Warto też rozważyć przesłuchanie świadków, np. pracowników, którzy mogą potwierdzić niemożność prowadzenia działalności w lokalu.

Jakie roszczenia może mieć najemca i jak je wyliczyć?

Najemca może dochodzić zwrotu bezprawnie zatrzymanej kaucji, kosztów wykonanych napraw, odszkodowania za utracone korzyści, a także potencjalnie zwrotu wartości dokonanych adaptacji.

Podstawa: Kodeks cywilny — art. 118, art. 471, art. 494

Pani M. A. N. może dochodzić kilku kategorii roszczeń. Po pierwsze, zwrotu bezprawnie zatrzymanej kaucji w wysokości 18 000 zł. Skoro wypowiedzenie umowy przez wynajmującego było bezskuteczne, a jego roszczenia o kary umowne i opłaty administracyjne nieuzasadnione, kaucja powinna zostać w całości zwrócona.

Po drugie, ma prawo do zwrotu kosztów doraźnych napraw w kwocie 2 450 zł netto (co z VAT daje 3 013,50 zł brutto, w zależności od statusu VAT najemcy). Dodatkowo, Pani M. A. N. może dochodzić odszkodowania za utracone korzyści (lucrum cessans), czyli straty wynikłe z niemożności prowadzenia działalności gastronomicznej. Kwota ta wymaga precyzyjnego wyliczenia na podstawie danych księgowych kawiarni za okres, w którym lokal był niezdatny do użytku (od marca 2024 r. do rozwiązania umowy). Przyjmując miesięczny czynsz jako punkt odniesienia, może to być co najmniej 18 000 zł netto za trzy miesiące przestoju, a nawet więcej, jeśli zyski kawiarni były wyższe.

Po trzecie, można rozważyć dochodzenie zwrotu wartości adaptacji wykonanych w lokalu. Choć umowa przewidywała, że instalacje stałe stają się własnością wynajmującego bez odszkodowania (art. 676 Kodeksu cywilnego), można próbować kwestionować tę klauzulę jako sprzeczną z zasadami współżycia społecznego (art. 58 Kodeksu cywilnego), jeśli prowadzi do bezpodstawnego wzbogacenia wynajmującego kosztem najemcy. Wszystkie roszczenia z umowy najmu między przedsiębiorcami przedawniają się z upływem trzech lat (art. 118 Kodeksu cywilnego), więc w przypadku Pani M. A. N. nie ma zagrożenia przedawnieniem.

Co dalej, gdy umowa najmu lokalu użytkowego staje się problemem?

W przypadku problemów z umową najmu lokalu użytkowego, zaleca się rozpoczęcie od negocjacji lub mediacji, a w razie braku porozumienia – wystąpienie na drogę sądową, opierając się na zgromadzonych dowodach.

W sytuacji, gdy umowa najmu lokalu użytkowego generuje spór, jak w przypadku Pani M. A. N., pierwszym krokiem jest zazwyczaj próba rozwiązania konfliktu na drodze przedsądowej. Obejmuje to przygotowanie i wysłanie szczegółowego wezwania przedsądowego do wynajmującego, jasno przedstawiającego roszczenia najemcy i jego stanowisko. Warto również zaproponować mediację jako alternatywną metodę rozwiązania sporu – często pozwala to na szybsze i mniej kosztowne osiągnięcie porozumienia.

Jeżeli negocjacje ani mediacja nie przyniosą rezultatu, konieczne będzie wystąpienie na drogę sądową. Strategia procesowa powinna polegać na konsekwentnym kwestionowaniu bezskuteczności wypowiedzenia umowy przez wynajmującego, bezzasadności naliczonych kar umownych i opłat administracyjnych, a także na dochodzeniu wszystkich roszczeń najemcy. Kluczowe będzie powołanie niezależnego biegłego sądowego, który potwierdzi wady lokalu i oszacuje koszty napraw oraz ewentualne straty.

Pani M. A. N. powinna dokładnie zebrać i uporządkować całą dokumentację (protokoły, zdjęcia, korespondencję, faktury). W pozwie należy zawrzeć wnioski dowodowe o powołanie biegłego, zabezpieczenie dowodów (np. wgląd do lokalu) oraz żądanie udostępnienia przez wynajmującego wszelkich brakujących dokumentów, takich jak cennik opłat administracyjnych czy kosztorysy rzekomych napraw.

Najczęstsze pytania

Dokumenty sprawy do pobrania

• Sprawa 061 — stan faktyczny i dokumenty (DOCX) — DOCX · 18 KB
• Sprawa 061 — rozwiązanie CaseBox (DOCX) — DOCX · 23 KB

Masz podobną sprawę? Przeanalizuj ją w CaseBox AI

Wykup pakiet Konsultacja Prawna, dodaj swoje dokumenty i przeprowadź analizę samodzielnie — z odwołaniami do przepisów i orzeczeń.

Przeanalizuj własną sprawę

Obsługujesz takie sprawy? Pozyskaj zapytania przez Giełdę CaseBox

Na Giełdę trafiają zanonimizowane opisy spraw użytkowników CaseBox.

Zobacz Giełdę CaseBox · Plany Prawnik i Kancelaria

Podstawy prawne

• Kodeks cywilny — art. 659, art. 662, art. 663
• Kodeks cywilny — art. 664, art. 498, art. 353¹
• Kodeks cywilny — art. 483, art. 667, art. 676, art. 118

Stan prawny i aktualizacja materiału: 2026-10-05.